電話口でつい言いがちな間違いやすいビジネス敬語

電話口でつい言いがちな間違いやすいビジネス敬語

意外と間違えて覚えているビジネス敬語は多い

ビジネスの中では、直接対面での対応をしていくだけではなく、電話を利用して対応をしていく事もあります。その際には相手に失礼があってもいけませんので、丁寧な対応を心掛けなくてはなりません。

電話の対応時に常識がないと思われてもいけませんし、失礼だと思われてしまえばビジネスが上手くいかなくなることもあります。自分では丁寧にビジネス敬語を使っていたつもりでも、間違えて覚えているビジネス敬語はないでしょうか。

そのような状態でいると、間違ったまま使ってしまうことになりますので、正しく覚えられているかを確認したほうがいいでしょう。

いくら対応時にビジネス敬語を使ったつもりでいても、間違えて覚えていれば意味がありません。

電話口でつい言いがちな間違いやすいビジネス敬語

電話口で話すときに、つい言い間違えてしまいがちなビジネス敬語はたくさんあります。例えば、了解しました、という言葉はつい使ってしまいがちな言葉になりますが、これはビジネスの相手に対して使う言葉ではありません。

了解しました、というのは上司が目下の部下などに対して使うものになりますので、電話口でビジネスの相手に対して使うのであれば、かしこまりました、という言葉を使うのが正しくなります。

普段からメールなどを利用している時にも了解しましたを使っている人は多いですが、ビジネスの場で使う時には注意しなくてはならない言葉ですので、つい普段の癖で使ってしまうことがないようにしなくてはなりません。

同僚に対して取引先から電話がかかってきた場合、同僚が休んでいる時にも使ってしまいがちなのが、お休みをいただいております、という言葉があります。

とても丁寧な言葉に感じられる為、問題ないと思ってしまいがちですが、これも間違っています。

お休みをいただいておりますというのが正しくない理由としては、休む時には会社から休みを与えられているということになりますので、自分の会社に対して丁寧に言っているということになります。

自分の会社に対して丁寧に言うのはおかしいですので、いただいておりますという言い方をするのではなく、休みをとっておりますという言い方をしておけば大丈夫です。

休みをとっておりますというだけでは丁寧さに欠けるような感じがするかもしれませんが、それが正しい言い方ですので問題ありません。お久しぶりですという言葉を使う人も多いですが、お久しぶりですという表現は丁寧な言葉ではありません。

知人など気心の知れた相手に使う言葉でもありますので、お久しぶりですではなく、ご無沙汰しておりますという言葉を使うようにしておくといいでしょう。

電話口で対応をすることが多い人の場合、普段から同じような言葉を何度も使って対応をしている事になりますので、癖を直すのは簡単ではないかもしれません。

癖になっているのであれば、言葉の意味をしっかりと理解をするようにして、正しく使えるようにしていったほうがいいでしょう。今まで対応してきた相手の中にも、指摘をされていないだけでもしかすると心の中で失礼な対応をされたと思っている人もいるかもしれません。

間違っていれば失礼なだけではなく、自分自身も恥ずかしい思いをすることになるので、気を付けることです。

これってマナー違反!?

電話で対応をする際には、聞き間違いや連絡忘れなどがあってはいけませんので、キチンをメモを取りながら行うのが基本です。ちょっとしたミスが大きな問題に発展することもありますので、メモを取るだけではなく復唱をするようにして、相手に確認をしながら行っていく事が大事です。

電話で復唱をする時には、相手が言ったことをそのまま復唱をするのはマナー違反になってしまうのでしょうか。相手が言っていることに対して確認をする意味でも復唱をするのは大事ですが、同じ言葉のまま復唱をすることがマナー違反になります。

例えば、明日そちらに伺いますといわれた際には、明日こちらに伺われるのですね、と復唱をするとマナー違反になってしまいます。復唱をする時には、明日こちらにお越しいただくということですね、と復唱するようにしなくてはなりません。

相手が言ったままを復唱してしまうと、敬語と謙譲語が滅茶苦茶になってしまいますので、必ず置き換えをするようにしておきましょう。瞬時に置き換えるのは難しいと思いますが、慣れていけば自然とできるようになっていくため、繰り返し練習をしていくようにすれば大丈夫です。

最初の頃は緊張をして失敗をしてしまいがちですが、緊張をすることがないようにしっかり練習をしておけば、その練習の成果を発揮できるはずです。間違って使ってしまった場合、その場では気づかなくても電話を切った後に自分がマナー違反をしていたという事に気づくこともあるかもしれません。

その際には、次回から気をつけるようにするためにも、どの様な言葉に置き換えればいいのかをじっくり考えておけば、次回に生かしていく事が出来ます。ビジネス敬語を間違ってマナー違反をしてしまうこともありますが、出来るだけ相手に失礼のないようにしなくてはなりませんので、慌てずに対応をしていく事です。

ゆっくり丁寧に対応をしていれば、少しくらいマナー違反であったとしてもフォローをしていく事が出来るようになります。

まとめ

ビジネス敬語を使う機会はとても多いですが、何が正しくて何が間違っているのかがわかっていなければなりません。当たり前のように毎日使っている言葉の場合、間違っていること自体に気づきにくくなりますが、普段から自分が良く使っているビジネス敬語を、改めて考えてみるといいでしょう。

ビジネス敬語で間違えていた事に気づいたのであれば、すぐに直すようにしていけば取り戻せるはずですので、意識して変えていくようにしなくてはなりません。

仕事ノウハウカテゴリの最新記事