ビジネスで使う!日程調節メールの書き方

ビジネスで使う!日程調節メールの書き方

日々会社で仕事をする際、商談や打ち合わせなど行いますよね。
でも都合が合わなくなってしまって、日程をずらさなければいけない時もあるでしょう。

その時、どんなメールを送ればいいのかと考えたことはありませんか?
今回は日程調節に関して考えてみましょう!

日程調節の注意点

ビジネスでの打ち合わせの前には、日程調節をするメールを送るのが基本です。
メールで行うのが基本ですが、日程が迫っているなど緊急の場合は、直接電話をする方が良いでしょう。
日程調節を依頼する場合は、相手に伝わりやすい仕方で簡潔に記載すること、相手を不快にしないように書くことが大切です。

さらには、最低限のメールのやり取りで調整がつくような仕方で書くことも、忙しいビジネスパートナーを気遣う点で大事だと言えます。
また、相手から日程調節のメールをもらったら、遅くとも24時間以内に返答するようにします。

日程の調整がつかない場合は、用件は確認したこと、日程を確定次第、再度返信することを伝えると相手も安心することでしょう。

打ち合わせ日程のメールの流れ

打ち合わせ日程のメールを送る場合には、ある程度の決まりごとがあります。

ビジネスでは忙しい相手の時間を奪うことは禁物なので、すぐ見て理解できる文面であることに気を付けて記載します。

まず件名ですが、自分がなぜメールを送っているのかがわかるように記載します。
それは、相手が自分に何が求められているのかを、すぐに理解できるような文面とすることが大切です。

宛名には、会社名・部署名・役職・苗字をわかる範囲で記載します。

本文には挨拶文の後に、いつどこで打ち合わせをしたいか、幅を持たせた形で記載します。

相手がその中で日程をチョイスして返信してくれたら、了解したことと日程調節してくれたことへの感謝を記載したメールを返信して、打ち合わせにのぞむことができるでしょう。

例文①日程の調整を依頼するメール

日程の調整を依頼するメールを具体的に書いてみましょう。

まず件名には、「お打ち合わせのお願い」「お打合わせ日程のご相談」などとして、打ち合わせをするため日程調節したい旨をはっきりと記載します。

宛名は、「××株式会社〇〇部××部長」などと記載します。
部署名や担当者がわからない場合は「ご担当者様」などと記載できるでしょう。

挨拶文の後に
「さて、この度、弊社の新しいサービスについてご説明させていただきたく、ご連絡いたしました。
可能であれば、御社にお伺いさせていただき、1時間ほどお時間を頂戴したいと考えております。
下記の日程でのご都合はいかがでしょうか。」と記載し、
具体的な日付と曜日・時間の幅などを記載します。

この場合、候補を1つだけでなく、いくつか示すことによってビジネスの相手に配慮することも大事です。

また、ある程度余裕を持った日程を提示し、直前の日程調節を提示しないようにするのも相手への配慮となります。
さらには、当日伺う人数や担当者の名前などを記載します。

加えて「もし上記の日程でご都合がつかないようなら、気兼ねなくお申し付けください。」などと記載すると、相手も希望の日時を提示しやすくなるに違いありません。

例文②日程の調整を依頼するメール

日程を調節するするメールを送る場合は、相手の希望に合うよう、いくつかの日程を提示することができますが、自分の側のスケジュールが比較的余裕があれば、相手に候補となる日時を挙げてもらうこともできます。

その場合の本文は次のように記載できるかもしれません。

「お世話になっております、〇〇株式会社の××です。
昨日お問い合わせしていただいた弊社の新商品についてのご説明する機会をいただきたく、ご連絡いたしました。

可能であれば、御社にお伺いして2時間ほど頂戴できますとありがたく存じます。つきましては、△△様のご都合はいかがでしょうか。

ご希望の日程をいくつかご提示いただけますと幸いです。
お忙しいところ申し訳ありませんが、ご連絡をお待ちております。」
などと記載できることでしょう。

本文で大切なのは、何の件で打ち合わせを希望しているのか、打ち合わせのためにどれくらいの時間を要するのか、日程はどうしたいのかということが相手に簡潔に伝わることです。
そして、ビジネスでは相手が忙しい方であるほど、打ち合わせの時間をできるだけ相手の都合に合わせる姿勢が大切です。

そのためには、上記のように相手に時間を提示してもらうやり方が親切と言えます。

日程調節依頼後のお礼メール

ビジネスで日程調節を依頼し、候補に挙げた日から日程を選んでもらったり希望の日程を提示してもらった場合は、お礼の返信を送ることがビジネスマナーです。
その際には、いただいたご連絡に返信する形が最適です。

件名を変えてしまったり新規メールで送ってしまうとそれまでのスレッドがわからなくなり、毎日たくさんのメールを受け取っている方であれば、以前のやり取りを探さなければなりません。
それらの手間をかけないためにも返事にそのまま返信することが良いでしょう。

本文では
「〇〇株式会社××様」と記載し、

「いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。早速のご連絡、誠にありがとうございます。

それではご連絡いただきました通り、下記の日程でのお打ち合わせをお願いいたします。」として、
日時・場所・訪問する目的・こちらからの参加人数と参加者名を記載します。

日時ですが、この時点ではすでに開始時間と所要時間がわかっていますので、開始時刻と終了予定時刻を合わせて記載し、相手が日程の確認を再度行ってカレンダーなどへの記載が出来るようにします。

また、場所に関しては、大きな会社であればどの建物の何階に伺うかも記載すると、相手も安心するに違いありません。

まとめ

ビジネスマナーを大切にし、メールは「相手が読みやすい」ということを心がけておきましょう。
相手に失礼がないように進めていけばビジネス拡大にもつながるかもしれませんね!

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