名刺を受け取る時、渡すときに気をつけたいこと
名刺を受け取る時にまず気をつけたいのが、相手の会社のロゴや名前の上に指を置いてはならないということです。
名刺は自身の所属先や名前を相手に知らせるためのものですが、相手が誠意を持ってこちらに自己紹介をしてくださっているにも関わらず、最も重要な会社や名前に指を置いて見えない状態にするのは失礼にあたります。
受け取る際には細心の注意を払い、人差し指から小指にかけて皿を作るようにしてそこに名刺が触れられたら親指をそっと添えて掴み、ロゴや名前の印刷されている場所を確認してから再度親指を添える場所を決めてしっかりと持ちます。
つづいて良くありがちなのがタイミングが悪く同時に名刺を出してしまったケースで、お互いに敬意がある者同士だからこそいち早く相手に自身の会社や名前を知ってもらいたいことから素早く行動した結果、そのような状態が起こります。
そんな時は目上の方が受け取ってから目下の者が受け取るのがマナーです。
ここでの目上、目下とは年功序列を当てはめるケースだけではなく、会社とお客様の関係であれば年齢問わずお客様が目上の立場となります。
もしも目上の方から先に手渡された場合には、先に頂いて申し訳ない旨を話してはならず、できるだけ速やかにこちらからも差し出します。
名刺を受け取ると後から見直した時に確認できるようにお会いした日付や、どの場でどんな話をしたのかを書き込むことがありますが、相手の目の前で書き込むのは失礼にあたるため避けるべきです。
名刺交換はこれから商談などの大切な話をするために、まずはお互いの身分を知り合うための大切なプロセスであることからしっかりとした誠意とマナーを持って行いたいところです。
名刺交換受け渡しの基本ポイント
名刺交換を行う際にはやむを得ない事情があるケースを除き座ったままの状態や間に机などの障害物を挟むのは避け、必ず相手との間に何も無いスペースに移動してお互いに正対して向かい合った状態で行います。
つづいて印刷された文字やロゴマークなどが相手から読みやすい方向に向けて胸の高さで両手で持って差し出しますが、ここで相手が差し出した手の高さよりも低い位置で差し出すことにより、相手への誠意や謙虚な気持ちを表すことができます。
手渡すのと同時に会社名、役職、姓名を名乗り、相手から頂く場合には「頂戴いたします」と言いながら受け取ります。
年功序列や立場の順を追って名刺交換が行われる際には両手で差し出し両手で受け取りますが、同時に名刺交換が行われる際には片手で行うケースもあります。
この時には左手に名刺入れを持ち、右手に自身の名刺を持ちながら会社名、役職、姓名を名乗りつつ、お互いに名刺を差し出し左手で受け取ります。
ここで「よろしくお願いいたします」と言いながら相手の名刺入れの上に置き、受け取ると親指で名刺入れと名刺を挟むようにして押さえます。
この流れで相手から印刷された文字が見やすく、片手で不安定になりがちな状況で相手にとって持ちやすい形で差し出すことでお互いに相手を気遣う姿勢を示すことができます。
知っているとかっこいい！応用編
名刺交換の際は目下の者から先に差し出すのが基本的なマナーですが、ビジネスのシーンでは役職だけではなく商品を売り込む側とお客様などの立場があり、必ずしも年齢だけで決まるわけでは無いところに注意が必要です。
1対1で名刺交換を行う場合にはそれぞれの立場が明確で順番を判断しやすいですが、困ってしまうのが複数人で行うケースです。
優先順位は営業側とお客様などそこでお会いする目的での立場をまずは考慮し、つづいて社長や部長、新人社員といった役職で判断します。
例えば営業側が2人、お客様が2人で名刺交換を行う際には先に営業側からお客様へ差し出しますが、この場合は営業側の立場の上の者から先にお客様の立場が上の方へ差し出し、つづいて営業側の立場が下のものがお客様の立場が上の方へ名刺を差し出すという流れです。
名刺交換が終わったらいよいよ本格的な商談などがスタートしますが、その間は自身の左側に名刺入れを置きその上に頂いた名刺を置きます。
これにより相手の会社名やお名前をしっかり覚えてお話をしたいという姿勢を表すことができます。
複数人の名刺を頂いた場合には席順に名刺を並べますが、その際に名刺入れの上には目上の方の名刺を置くようにします。
これらをスマートに行えばビジネスマナーを身につけて仕事ができるかっこいい人間であるという好印象を与え、商談もスムースに進むこと間違いありません。
れらをスマートに行えばビジネスマナーを身につけて仕事ができるかっこいい人間であるという好印象を与え、商談もスムースに進むこと間違いありません。
名刺を忘れてしまった時の対応
基本的には常に十分な数を用意しておくべきで、鞄の中やポケット、デスクの引き出しなどあらゆる場所に予備を保管しておくことも大切です。
しかし、どんなに事前の準備をしてもうっかり忘れてしまったり、大規模な商談会などあまりにも多くの方と名刺交換を行う機会があり切らしてしまうケースも少なくあません。
そんな時は、まず名刺を忘れたり切らしてしまった非礼を誠意を持って謝罪するのと同時に口頭で会社名、役職、姓名などを名乗り自身のことを覚えてもらいます。
次回お会いできる機会があるならば必ず先日名刺をお渡しできなかった旨を謝罪しながら差し出し、お会いできる機会が無い相手の場合は可能であれば住所を聞いて後日郵送するなどして誠意を尽くします。
まとめ
名刺交換は商談などを行う際に初めて出会った相手に自身の会社名、役職、姓名を名乗って何者であるかを知ってもらい、今後も末永くご愛顧頂きたいという誠意を見せるための大切なファーストコンタクトです。
昨今では古い習慣が見直される時流となり実業の部分がしっかりしているのならば関係ないと思って疎かにしてしまいがちですが、これらのマナーをしっかりと行えば相手に好印象を与え、この会社であれば、この人物であれば信頼して任せたいという気持ちにさせます。
名刺交換のマナーは誰でもいきなりスマートにできる訳ではなく日頃からの心がけやトレーニングが必要で、確かな基礎を身につけてさまざまなビジネスを成功に導きたいところです。
