知っておきたい!就活の最低限の電話マナー

知っておきたい!就活の最低限の電話マナー

メモを取る準備をしよう

就活を行っていると企業に電話をかけなければならないこと、企業から電話がかかってくることがありますが、その際にはメモを準備しておきましょう。
OB訪問やOG訪問の日程、選考の日時などを電話で決めることも多く、メモを取っていなければ日にちや時間を間違ってしまう恐れがあります。

特に、自分からかける場合はメモ用紙と筆記用具を準備してから電話をかけるようにしてください。

企業からかかってきた場合でもすぐに対応できるように、就活中は素早く取り出せる場所にメモを置いておく、外出するときはメモを持ち歩くようにすることが大切です。

日程を伝えられてからメモを用意したいと申し出ると準備が悪いと思われますし、失礼な印象を与えることになるので注意が必要だと言えます。

電話をする時間帯に気をつける

電話をかけるのであれば時間帯に気をつけましょう。

企業では様々な業務が行われており、その合間に就活生からの電話対応を行う必要があります。
始業直後や終業間際の時間帯は忙しいことが多く、この時間帯に連絡するべきではありません。

昼休憩をとる人が多いと予想できる12時から13時も避けるべきだと言えます。
基本的にはお昼休憩を除いた11時から16時くらいにかけることが推奨されますが、選考を受ける予定の企業によって時間帯を変えることも大切です。

企業のホームページなどに社員の1日の仕事の様子などが掲載されているケースも多く、お昼休憩の時間や忙しそうな時間が特定できるようであれば、その時間をさけて連絡することをおすすめします。

要件を話し、話をしてもいいか確認すること

企業に電話をかけたとき、まず自己紹介を行うことが大切なマナーです。
普段友達や家族と電話を行うときに名乗らない人は多いのですが、ビジネスではマナー違反になってしまいます。

就活生だと分かるように大学名と氏名を名乗りましょう。そして、簡潔にまとめた要件を話した上で「お時間よろしいでしょうか」と尋ねることが大切です。

企業で働く人は就活生の対応以外にも様々な業務をこなしているわけですから、かけた時間が都合の悪い時間帯であるかもしれません。

大丈夫なようであればそのまま本題に入ることができますし、忙しいようであれば改めて電話するために都合の良い時間を聞くようにします。

折り返しを申し出てくれるはずですが、就活生のマナーとして自分からかけ直すようにしましょう。

自分から電話を切らない方が良い

細かい点までマナーを意識していると好印象を与えることができます。
できていない人が多いのですが、自分から電話を切らないということはとても大切です。

自分からかけた場合は先に切るべきではありませんし、企業から連絡があった場合でもすぐに切らずに相手が切らないようであればこちらから切るようにしてください。

基本的に就活生は先に切らない、企業からかかってきた電話は臨機応変に切るタイミングを変えることが大切です。
これを意識しているかどうかで相手からの評価は大きく違ってきます。

最後にお礼を伝えて挨拶をした後には相手が切るまで待ちましょう。

すぐに切ってしまうとガサツな印象を与えることになってしまうので、細心の注意を払うようにしてください。

まとめ

企業と連絡をとるときには緊張してしまうはずですが、マナーを守ることができていなければ採用担当者や企業の社員に悪い印象を与える可能性があります。

社会人にとって時間はとても大切なものです。
忙しい仕事中に連絡を入れるということは、大切な時間を割いてもらっていることであると認識しておかなければなりません。

マナーを知らずに相手の時間を不必要に奪ってしまったり、対応してくれた人に対して丁寧な対応ができなかったりすることがないようにしておくべきです。


友達や家族と連絡する時とは違った電話のかけ方を意識する必要があるので大変だと感じるかもしれませんが、就活を成功させるためにもマナーを守ることが大切であると知っておきましょう。
事前に適切な方法について理解を深めておくと、急に連絡がきたときに焦ることがありませんし、自分でかけるときにも失敗することがなくなるはずです。

最低限のマナーを理解し、それを実践することができるようにしておくことが重要です。

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