ビジネスメールの基本
もはや仕事では欠かせないスキルとなったビジネスメール、友達とのメールやチャットのやり取りとは異なり、きちんとした言葉遣いが求められます。最近は社内チャットを使うケースも増えてきましたが、メールの書き方をマスターしていれば汎用性がきくので、まずはビジネスメールの使い方から学んでおくといいでしょう。それでは基本から抑えていきます。
まず、相応しくない言葉からです。学生や新入社員に多いのが「ら抜き言葉」です。例えば「書類を見れる」「朝早く起きれたので」といった言葉はらが抜けています。正しくは「書類を見られる」「朝起きられた」です。
尊敬語と謙譲語の取り違いもよくあるケースです。例えば「言う」の謙譲語は「申す」「申し上げる」となり、尊敬語は「おっしゃる」「言われる」となります。「行く」の謙譲語は「参る」で、尊敬語は「いらっしゃる」です。こうした言葉は普段使っていないと、大事な場面で間違えることがあるので注意してください。
この他にも文中に顔文字や絵文字を入れることは失礼にあたります。また相談事や大事な要件はメールではなく対面で伝えることが相応しい場合もあります。まとめるとビジネスメールは相手のことや立場を考えて、時と状況に合わせたメールを心がけましょう。
TO、CC、BCCの違い
メールの宛先入力欄には「TO」の他にCCやBCCもあります。これを間違えて大惨事ということもあるので、しっかりと書き方をマスターしましょう。まず、TOとは「あなたに送ります」という意味で、直接処理や作業をしてほしいとき、返信が欲しいときに使ってください。
CCは「カーボンコピー」の略称です。意味は情報の共有といった意味で、当事者以外にも情報を共有したいときに使います。例えば上司や同僚への報告、社外の人も含めた情報共有のときはCCを使います。CCで情報を受け取った場合、返信の義務はないのが通常のマナーです。
BCCはブラインドカーボンコピーの略で、CCと同様に情報共有に使います。しかしBCCはそのメールが他の誰に送られているか分かりません。情報を保護するときに使われるメールです。
書き出しの基本
手紙を送るときは季節ごとの挨拶から入り、拝啓や敬具など手紙ならではのマナーがありますが、ビジネスメールにもマナーが存在します。ビジネスメールを書くときは、本題に入る前に前文を入れて挨拶や御礼の言葉などを入れるのが基本です。いくつかの定型文を知っていると困ったときに使えるので書き出しの例を紹介しましょう。
ビジネスメールはまず送り主が誰なのか名乗ることから始まります。例としては「お世話になっております。株式会社〇〇の△△です」これはもっとも一般的な挨拶でしょう。取引先などへの挨拶は基本的にこれで十分です。社内メールでは「お疲れ様です」「おはようございます」といった言葉でいいでしょう。上司や先輩の場合は「お忙しい中、失礼いたします」といった一文を加えると丁寧な印象です。
挨拶が済んだら、さっそく本題に入ってください。仕事のメールなのでいつまでも本題に入らないと逆に迷惑です。書類を受け取ったことを報告したい場合は「お疲れ様です、△△です。昨日お送りいただいた書類確認いたしました。つきましては〜」と返信しましょう。
社外の人間に連絡するときは「平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。先日は弊社へご足労いただき誠にありがとうございます」などと書き出してください。
ビジネスメールの返信のマナー
ビジネスでは「報連相」は絶対のマナーです。報連相とは報告・連絡・相談のこと、ビジネスメールをもらった場合もしっかりと受け取ったことを報告しなければなりません。ただ、忙しいビジネスの現場では返信にはあまり時間をかけたくないものです。そのときに返信の書き方をマスターしていれば時間をかけることなく、相手に感謝の気持ちを伝えられます。
書き方を紹介する前にまずは返信の基本的なルールからです。どんな相手でもメールをもらったらすぐに返信することがマナーです。返信のスピードは速ければ速いほど良く、すぐに返すことであなたの真面目さや誠実さが伝わります。ただ、NGな時間帯というものもあります。緊急な要件でもない限り深夜に返すのはもちろん間違いで、だいたい9時から17時の勤務時間帯を選ぶことが大切です。
文例としては相手の状況に合わせた返信を心がけましょう。朝にビジネスメールをもらったときは「おはようございます」から始まり感謝の気持ちを伝えます。長文のビジネスメールをいただいたときは、そっけない返事をしては感謝が伝わりません。長ければ返事も長く、短ければ短い文章量のメールにします。返信が続くと辞め時が分からなくなりますが、その場合は目下の人間が切り上げるのがマナーです。「どうか返信はお気になさらず」といった一文を最後に加えると、相手にその旨が伝わります。
まとめ
ビジネスメールの基本やマナー、書き出しなどを紹介しました。今やビジネスメールは会社の内外を問わず必要不可欠なスキルとなりました。ここで間違った書き方をしていたら、知らず知らずのうちに悪い印象や誤解を招くことにもつながりかねません。
相手に気持ちを伝えるためには、内容はもちろん大切ですが形式も同じくらい大切です。相応しい場面では相応しい振る舞い方があり、それはビジネスメールでも同じです。今回はビジネスメールのなかでも基本中の基本を解説しましたが、そこまで難しい内容ではなかったはずです。少し心がけておくことで、相手に好印象を与えることにも繋がりますから、マナーをしっかりと学び得するメールスキルを身につけてください。
