口コミをよく見ますか？
企業は転職の採用を行う時に、もちろん応募者から提出された応募書類などが判断材料のメインではありますが、電話対応から受ける印象なども選考に影響していることは間違いありません。
しっかりそこで好印象を与えることでより、採用に近づくことができるのです。
ですので、気軽に電話をかけたりはせずしっかりと事前準備を行うようにしておきましょう。
電話の対応の理想としては、しっかりとマナーをわきまえて堂々としていることが必要です。
電話中などに慌ててしまうようなことがないためには、しっかりと準備を行っておくことが重要と言えるでしょう。
そのポイントとしては、どのような用件で電話をかけるか、と言うことが関わってきますものの、求人広告など電話をかける企業の情報をきちんとまとまっている資料などを手元に置いたり、話したい用件を箇条書きにしたメモなどやスケジュール帳と筆記用具は置いておくべきです。
何かあった時に、素早く聞き漏らしを防げるようにメモを取れる状態にしておくことが重要になります。
またかける時の場所も気をつけたいところです。
どうしても緊急の場合などはしょうがないですが、雑音などが入らずきちんと声を相手が聞き取りやすいような場所でかけましょう。
大切なポイントを逆に聞き漏らすようなことがあっては失礼です。
電話をかける時の手順
転職の応募の電話をかける時の手順も、同時に大切です。
転職希望の企業へ電話となると誰でも緊張してしまうので、うまく話そうと一度まずハキハキ話すように心がけて手順などをしっかりと整理しておきましょう。
まず最初にあなたの名前を、名乗ることが大切です。
お忙しいところ失礼いたします、と言う風に前置きをした後に自分の名前を名乗り何々、と言うもので、サイトで求人広告を見ました、と言う風に言いましょう。
それから人事部へ直通などの場合は何々職に応募していますなどと言っただけでも十分です。
続いて相手を呼び出すために○○部の○○様にお取次ぎいただけないでしょうかなど、と言う言い方で採用担当者を呼び出すようにします。
もしも担当者がいなかったような時には戻ってくる時間をしっかりと聞き、その時間に改めてお電話をさせて頂きます、と言うことを伝えましょう。
逆に担当者がいた場合には時間があるか確認することは忘れずに、今お時間の方よろしいでしょうか、と言うことを、許可を得た上で用件をお話しします。
しっかりと最初を行っておけば、続いて用件を話しそして相手の返答を聞き内容を確認します。
そして最後に、お忙しい中どうもありがとうございましたとお礼を述べて着ればOKです。
電話の掛け方 例文一例
転職の応募の電話の時にはある程度決まり文句も決まっているので、しっかりと例文を押さえておくようにしましょう。
特に転職を希望している企業との連絡の折り返し方や日程調整や事態などといった要件になった時の例文を、押さえておくことが重要です。
折り返し方としては、いつもお世話になっていますまるまると申しますが、先ほど人事部のまるまる様からお電話を頂戴し、折り返し連絡の方、させていただきました、まるまる様はいらっしゃいますでしょうか、と言う言い方でOKです。
担当者に変わった時にはもう一度改めて名前を告げてから、先ほどはおでんわに出ることができず申し訳ございませんでした、と言う風に挨拶しましょう。
それから応募する時には求人広告の方拝見いたしました。
何々に興味を持っており、御社の面接を受けさせて頂きたく思いご連絡の方させて頂きました。
応募はまだ受け付けていらっしゃいますでしょうか、と言う風に、一言でなぜ応募するのかと言うことに触れておくのがベストです。
日程調整などをしたい時には、「まず大変申し訳ございません」と謝ってから「何々にはどうしても外せない用事が入ってしまい面接の日程を調整していただきたくご連絡させていただきました」と伝えましょう。
まとめ
以上今回は、転職を希望している企業との連絡のやり取りについて、その事前準備に何をすれば良いか、と言うことと、かける時にはどのような手順で進んでいくか、と言うことと事例別の例文をご紹介してきました。
連絡のやり取りは応募書類以外にも採用を左右するとても大切な要素です。
特に電話の場合顔が見えないため、受け答えだけでマナーがあるかどうかなどを転職を希望している企業に判断されでしまう可能性もゼロではありません。
逆に言えばあるビジネスマナーが身についていれば評価がしっかりと上がります。
誠実な態度を伝えることができ好印象を残せば採用への道もかなり近づきますので、是非とも何度もシミュレーションを行って確実に出来るようになっておきましょう。
